Publicado el criterio técnico de inspección en materia de registro de jornada

RESEÑA PRÁCTICA SOBRE EL CRITERIO TÉCNICO 101/2019 SOBRE ACTUACIÓN DE LA INSPECCIÓN DE TRABAJO Y DE LA SEGURIDAD SOCIAL EN MATERIA DE REGISTRO DE JORNADA PUBLICADO EN FECHA 10 DE JUNIO DE 2019

En fecha 12 de mayo entró en vigor la obligación de todas las Empresas de garantizar el registro diario de la jornada de los trabajadores. Este registro debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, según dispone el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, sobre medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que añadió un apartado 9º al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores disponiendo lo siguiente:

 “9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”

En fecha 10 de junio de 2019 se ha publicado el Criterio Técnico 101/2019, sobre la actuación de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social en materia de registro de jornada, que tiene como objeto fijar los criterios para la realización de las actuaciones inspectoras que se efectúen a partir de la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019.

  • Sobre la obligatoriedad del registro de jornada

La llevanza del registro de jornada no es una opción para el empresario, sino que se trata de un deber que deriva del término «garantizará», esto es, con sujeción a la obligación de garantía de existencia de dicho registro, y no como una mera potestad del empleador.

Señala el Criterio Técnico que el término garantía implica una obligación de resultado en el sentido de establecer fácticamente un registro.

La obligatoriedad del registro de jornada ha sido confirmada por la Sentencia dictada por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 13 de mayo de 2018, al afirmar que, para garantizar los derechos en materia de jornada recogidos en la Directiva 2003188ICE y en el artículo 31 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, es obligación de los Estados miembros y de las empresas la implantación de un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador.

  • Contenido del registro de jornada

Debe ser objeto de registro la jornada de trabajo realizada diariamente. Como nada se ha dicho al respecto, el registro del apartado 34.9 del Estatuto de los Trabajadores debe interpretarse de manera conjunta y sistemática con el propio artículo 34 del mismo texto legal.

Es decir, no se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo. Al tratarse de una norma de mínimos y conforme al segundo párrafo del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada podrá organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.

Igualmente hay que tener en cuenta que el registro diario de jornada se configura «sin perjuicio de la flexibilidad que se establece en este artículo» (artículo 34.2 y 3 del Estatuto de los Trabajadores), lo que implica que, la lectura que se haga del registro a la hora de determinar el posible incumplimiento de determinados límites en materia de tiempo de trabajo deberá hacerse de forma integral, considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en materia de distribución de tiempo de trabajo.

En todo caso, es conveniente que el registro utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo y que el sistema implantado debe ser objetivo y fiable, de manera que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador.

En caso contrario, podría presumirse que lo es toda aquella que transcurre entre la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo registrada, y es al empleador al que correspondería la acreditación de que ello no es así.

Asimismo, el registro debe ser diario, siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos, pues éstos se formulan «ex ante» y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo, pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que sólo se conocerán «ex post» como consecuencia de la llevanza del registro de jornada.

  • Otros registros y especialidades

El registro previsto en el artículo 34.9 ET no enerva los registros ya establecidos en la normativa vigente que se mantienen funcionales y de acuerdo con sus propias previsiones o régimen jurídico, tales como el registro diario de los contratos a tiempo parcial del artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores, el registro de horas extraordinarias del artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, los registros de horas de trabajo y descanso contenidos en el Real Decreto 1561 /1995 sobre trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario o los registros de jornada en los desplazamientos transnacionales.

Al igual que la guía práctica sobre el registro de jornada publicada en fecha 13 de mayo de 2019, por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, el Criterio Técnico 101/2019 dispone que el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias, previsto en el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, son obligaciones legales independientes y compatibles.  Se prevé que el registro de jornada diario previsto en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pueda utilizarse de forma simultánea para el cumplimiento de la obligación de registro de horas extraordinarias que prevé el artículo 35.5 del mismo texto legal.

  • Conservación del registro de jornada

Nada prevé la nueva redacción del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores sobre el modo de conservación de los registros, por lo que debe entenderse válido cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, siempre que el mismo garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente. Ahora bien, esta conservación de los registros diarios no implica la totalización de los mismos.

El hecho de que los registros deban «permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social«, solo puede interpretarse en un doble sentido: (i) que sea posible acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, (ii) que los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.

En el caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías, estando también a disposición de los trabajadores, sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

La ausencia de puesta a disposición de esta documentación en el marco de una actuación inspectora, impedirá al funcionario actuante fiscalizar el efectivo cumplimiento de la obligación de llevanza del registro en cuestión.

Por lo que se refiere a la obligación de entrega o forma concreta de puesta a disposición, y ante la ausencia de referencia expresa, debe interpretarse que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario.

  • Organización y documentación del registro

La forma de organización y documentación del registro, será la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, tal y como establece el recién introducido artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.  Ahora bien, la existencia y obligación del registro diario no se hace depender de que haya una previsión o regulación concreta en negociación colectiva o acuerdo de empresa, siendo exigible en todo caso.

Señala la Guía Técnica que, en cualquier caso, debe ser un sistema objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos y que respete la normativa sobre protección de datos, recogida en la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales y, documentado.

De este modo, en aquellos casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable.

Si el registro se lleva mediante medios manuales, tales como la firma del trabajador en soporte papel, la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías.

Recuerda la Guía Técnica que compete a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social verificar tanto la existencia de un registro de jornada, como también que su forma de organización y documentación ha ido precedida del correspondiente procedimiento de negociación o consulta con la representación de los trabajadores, aspecto este que podrá ser objeto de comprobación a través de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de negociación.

  • Régimen sancionador

De acuerdo con lo establecido en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000 la transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada será tipificadas como infracción grave.

El inicio de procedimientos sancionadores por el incumplimiento de la obligación de registro de la jornada, ello es posible desde la entrada en vigor del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, es decir, desde el 12 de mayo de 2019. Ahora bien, deberá tenerse en cuenta las circunstancias de cada caso, entre las que cabe señalarse que el registro de la jornada no constituye un fin en sí mismo, sino un instrumento para el control del cumplimiento de la normativa en materia de tiempo de trabajo, con sus consecuencias respecto de la salud laboral, así como de la realización y el abono y cotización de las horas extraordinarias.

El registro es un medio que garantiza y facilita dicho control, pero no el único, lo que supone que, si hubiese certeza de que se cumple la normativa en materia de tiempo de trabajo o de que no se realizan horas extraordinarias, aunque no se lleve a cabo el registro de la jornada de trabajo, tras la valoración del inspector actuante en cada caso, podría sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.

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